Proces – gdzie, jak i po co?

Świadczysz przecież usługi, albo masz produkcję, o której wszystko wiesz. Nie potrzebujesz dodatkowej papierologii, a te wszystkie rzeczy, których nie lubisz, i tak musisz robić. Procesy przecież dotyczą tylko produkcji. Dokumenty na ich temat potrzebne są tylko wielkim firmom, które zatrudniają wielu pracowników. Ty jesteś ekspertem, któremu to wszystko nie jest potrzebne.

Czym jest ten proces?

Możesz być zaskoczony, ale bez względu na to, czym i na jaką skalę się zajmujesz, masz procesy. Procesem jest każda sekwencja działań. Proces to następujące po sobie, przyczynowo – skutkowo powiązane kolejne zmiany. Synonimami określenia są: cykl, przebieg, nurt, rozwój, tok a także ewolucja.

Zaczynasz się zastanawiać, czy w takim razie wszystko jest procesem? Tak jest. Każdą listę zadań, wykonywanych w jakimś celu można traktować jako proces.

Kiedy kroki mają cel i są jednocześnie jakkolwiek określone – spisane, to mogą być procesem zdefiniowanym.

Sposób w jaki realizujesz wszystkie codzienne zadania, obsługujesz klientów, przygotowujesz rozliczenie księgowe, zamawiasz potrzebne materiały jest procesem.

Dzwoni Ci w uszach pytanie: no dobrze, ale po co to wszystko? Do odpowiedzi na to pytanie dojdziemy, ale najpierw jakiś proces.

Dla ułatwienia posłużmy się prostym przykładem z kuchni. Załóżmy, że celem jest zjedzenie jajecznicy z szynką i cebulą. Potrzebujemy składników, utensyliów kuchennych i chwili czasu. Zakładamy, że ostatni czynnik nie jest problemem. Wyjmujemy potrzebne sprzęty: deskę do krojenia, nóż, patelnię i coś do mieszania. Mamy wszystkie składniki. Kroimy co trzeba, podsmażamy, dodajemy jajka, mieszamy, zdejmujemy z gazu, przekładamy na talerz, jemy ze smakiem.

Tak przygotowany proces robienia jajecznicy dostarcza nam wielu danych. Zastanówmy się jednak nad danymi, których nam brakuje.

Nie mamy informacji o wszystkich składnikach: przyprawach i tłuszczu. Brakuje szczegółów o tym, jak dodatki mają być pokrojone – drobno, czy na większe kawałki. Nie wiemy też jak bardzo podsmażone mają być – czy delikatnie czy mocniej. No i w końcu, jak bardzo ścięte mają być jajka.

Teraz możemy wrócić do pytania: po co to wszystko?

Bez względu na sposób pokrojenia dodatków i to jak bardzo będą ścięte jajka, efektem będzie jajecznica. Niekoniecznie jednak taka, jaką chcemy zjeść.

Właśnie dlatego, bez względu na branżę i wielkość firmy, potrzebne są zdefiniowane procesy. Minimalizujemy w ten sposób możliwość interpretacji nieokreślonych czynników. Podnosimy prawdopodobieństwo uzyskania takiego samego, powtarzalnego produktu. Potrafimy przewidzieć i zapewnić zasoby do realizacji. Planujemy czas i zadania. Zauważamy obszary, w których występują braki, albo zbędne powielenia.

Podsumowując: proces jest wszędzie a jego określenie pomaga nad nim panować. Jako przedsiębiorcy musimy być elastyczni, ale jednocześnie potrzebujemy stałych. Jeśli określimy proces, potrzebne do jego realizacji zasoby zyskujemy stałą. Nie martwimy się o jego wykonanie, bo przepis na sukces jest precyzyjnie określony. Zyskujemy możliwość zlecenia go komuś, czyli jesteśmy przygotowani na wzrost. Sami nie musimy już o wszystkim pamiętać, wypatrywać wszelkich zagrożeń. Możemy po prostu spokojniej spać.